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OA系统的应用促进政府价值流优化

时间:2019-03-28 08:48:47

  「 摘 要 」本文根据经济管理中一般价值流概念,提出了政府价值流的概念及其在政府运行管理中所占的重要地位。结合审计署昆明特派办实际应用,探讨了金审工程中的OA系统对于优化政府价值流,更新审计人员的工作方式和审计观念以及提高审计机关办事效率起到的重要作用。

  为了使审计事业得到更好的发展,在署领导的领导下,通过审计人的努力,金审工程取得了巨大的成功,这种成功不仅体现在金审工程本身,就像审计长说的那样,关键是改变了审计人的审计意识和审计思维,更新了审计观念。

  OA系统作为金审工程的一个重要组成部分,如何通过OA系统的应用促进政府价值流优化,提高政府的执政能力?如何通过OA系统的推广进而更新审计人员的工作方式和审计观念?如何充分发挥其作用更好地支持审计工作?下面围绕这三个问题进行探讨。

  一 价值流简介

  1、一般价值流概念

  根据著名电脑及管理大师James Martin的观点:价值流即从起点到终点的业务活动系列,每项活动的目标均是令单一客户的满意。价值流忽略传统的组织边界、系统或管制。它使业务活动产生价值。

  2、政府价值流概念

  本文认为政府的价值流就是政府为了解决问题并令社会满意所需要的资源及对这些资源有效的组织。也可以简单理解为达到政府计定目标和价值的工作流程及相关资源。

  政府价值流概念基于一般价值流的概念,因为在每一个政府部门中都有一连串相互衔接的办案、审批工作活动,并需将其产生的特定结果回复给特定类型的被服务对象(包括内部和外部的),并需要达到一定的满意程度,这一系列联系紧密的工作过程正是政府价值流的体现。

  二 金审工程与政府价值流间的关系

  1、传统政府价值流的缺点

  传统的政府价值流是按垂直业务体系构建的,各部门是按层次型功能框架建立的,逐渐形成了垂直体系的权力机构。价值流常常分散在多个职能领域,呈分裂的状态。业务数据流只能由手工或不成熟的计算机和软件来操作,地理位置的分散、管理的分部门以及联络的不方便,使数据流分转在不同的部门。由于缺乏对价值流及其过程的认识和管理,导致每个职能领域缺乏对价值流的整体认识,进而导致其中的人员缺乏监督和管理,不能高效地为价值流的实现履行相应的职能。

  2、金审工程促进政府价值流重组与优化

  金审工程即审计署的信息化建设,其中一个重要的内容是运用信息及网络通信技术打破传统审计机关的组织界限,建立一个电子化的虚拟审计机关,从不同的渠道向社会提供信息和服务。

  因此可以认为金审工程OA系统应用的一个重要目标就是实现审计机关的价值流的优化,达到这一目标的有效手段就是应用OA系统进行审计机关的价值流重组。审计机关的价值流可以归为政府价值流的范畴,通过对政府价值流的认识就可以达到对审计机关价值流的认识。

  3、政府价值流优化体现金审工程意义所在

  所谓政府价值流重组,即每一个价值流包含有许多工作。价值流的设计和重组就是对必须完成的工作进行识别,建立一个专门的部门或是一个虚拟的工作小组,把为某个价值流服务的相关工作有机地结合起来。清除不必要的工作,尽量避免部门间交接。建立以业务流为基础、以价值流实现为目标的管理模式,在完整、先进的信息技术解决方案基础上,实现政府机关在信息流通、工作组合、制度执行、时间管理、事务控制等环节上的计算机管理。

  通过政府价值流的再设计,达到价值流的优化,可以使政府对外界的反应时间缩短至最小,对社会的反应最大化,这是一个通过计算机优化并提升政府执政能力的过程,是政府信息化建设顺利进行的保证,更是政府进行信息化建设的真正意义所在。

  三 OA系统促进政府价值流优化

  金审工程的一个重要组成部分OA系统,在很大程度上实现了审计署系统内的价值流的重组和改造,从而全面地优化了审计机关的价值流,大幅提升了审计机关的办事效率,从以下四方面有所体现:

  1、打破传统职能界限,提高办事效率

  OA系统从价值流的角度来组织审计署及各派出机构的工作,而不是仅仅从职能划分的角度来组织工作。重建的价值流提供了更好的方式来控制那些相互衔接的审批办案活动,横向贯通原本分散和各自封闭的职能部门,减少甚至彻底消除因交接而造成的延时现象。

  在我办的实际应用中紧紧围绕以下两点,充分发挥价值流的作用,提高办事效率:

  (1)以价值流为中心组织OA工作流程

  根据我办实际工作需要,在审计署机关价值流的基础上,自定义了我办的办发文管理流程和办收文管理流程,将主要工作流程的制定与我办价值流的优化紧密联系,通过组织好预定的工作流程,将过去分散的工作集成为一个整体,为我办价值流的优化与实现打下坚实的基础。

  (2)通过价值流优化昆明办政务管理

  通过OA系统,使我办工作的效果变得可以度量,原本淹没在各职能部门中的工作变得可以控制和监督:

  首先,我办领导及处室负责人通过在OA系统中设定办文期限,从而达到对办文与办事的时间控制;

  其次,OA系统提供的机关流转查询功能在我办得到广泛的应用,领导及处室负责人通过该功能对整个办文办事的流程进行跟踪,可以观察到参与办文的人员及其意见和所做的工作,直接通过电脑看到每一项工作的进展,甚至可以看到每一个领域审计人员的办案时间,推脱和失职将暴露在领导的电脑屏幕上。

  再次,我办通过OA系统提供的阅文统计功能,统计办内人员对文件的学习频率,从而把握各种信息的流通程度。

  2、 改变传统办公方式,及时掌握审计动态

  审计署和特派办的联网、审计现场和审计机关的联网突破了传统的办公方式,使信息得到了及时地交流和处理,将及时掌握审计动态变为可能。在今年的审计项目中,我办就通过将若干审计项目的不同审计现场的由AO系统生成的动态信息导出,然后将其打包加密,通过网络传输到我办的OA系统上,使领导及时掌握多个现场的审计动态,从而更好更快地做出决策。

  就其形式而言,在物理上审计人员并没有离开各自的办公地点,而是通过电脑网络形成了一个有效的虚拟价值流小组,并且通过AO现场审计实施系统和OA平台审计人员可以同时参与多个价值流或同一价值流中多项工作的办理。

  3、 减少价值流的资源耗费,降低审计成本

  通过OA系统,大多数文件不再需要打印、复印,只需要根据用户的权限,在OA 系统中进行分发传阅即可。审计署共有18个特派办、25个派出局,再加上审计署署机关本身,事业单位不计,假设均按内设16个司局或处室计算,如果OA系统每天平均为每个司局或处室节约10页纸,那么一天将为整个审计署节约(1+18+25)*16*10=7040页纸,一年将为整个审计署节约7040*234=1647360页纸,还不算打印、复印所浪费的时间和其他资源,这只是OA系统减少价值流的资源消耗的一个例证,OA系统对减少价值流的资源耗费是多个角度,多个层次的,随着OA系统的不断成熟,对于我们节约办公、降低审计成本会有很大的帮助。

  4、 能够灵活配置价值流,更能贴近审计工作

  OA系统不仅提供了基本的审计系统价值流,而且还提供了能够灵活配置价值流的功能。以OA系统在审计署昆明特派办的应用为例,我办不仅成功的应用了OA系统提供的基本价值流,而且根据我办的实际需求,定义了我办特殊的价值流:

  首先,我办建立了自己的网站,并将其系统的整合到OA系统当中,这样不仅对外提供了展示我办工作情况的窗口,让社会更加了解审计,而且对内也成为大家进行信息交流的一个很好的平台。

  其次,我办自行开发了计算机设备的管理及维护软件,将其外挂到OA系统中,能够实现我办计算机设备的分发、使用、报修以及平常维护的管理工作,将过去较为繁杂琐碎的工作整合到统一的价值流中使其变得井井有条有章可循,避免了工作中的疏忽和时间上的延误,极大地提高了工作效率。

  四 结语

  我们相信通过金审工程的不断深入和OA系统的不断发展和完善,相信OA系统将更好地为国家审计的价值流服务,更好的推进审计事业的发展,更好地为国家的经济建设服务。

  关于OA系统的应用促进政府价值流优化的文章到这里就结束了。