浅论大中型企业合同管理存在的问题及对策
天津四方君汇律师事务所 刘文涛 律师
摘要
合同是市场主体自由谈判，以促进资源向更高价值转移的最主要交易形式，是当事人双方为确认某种事实而达成的具有权利与义务内容的协议。企业是市场经济的主体，而合同则是市场主体之间相互联系的经济纽带，是对外经济交往的主要载体，同时也是企业经营风险的重要来源。 合同管理是现代企业管理的一个重要课题。作者着眼于我国企业的管理实际，从企业所处的宏观环境变化和企业自身的历史经验进行对比分析，总结以往合同管理的利弊得失，探索合同管理的新途径，以达到通过合同管理有效防止企业经营风险的目的。
关键词
合同 管理 风险 体系建设
合同管理对于一个现代企业而言，其重要性不言而喻。它是防范企业风险的最后一道也是最重要的一道防线。在我国企业的合同管理中，因为历史上的、认识上的、法律上的、制度上的原因，存在诸多问题，使企业 1
总是处于经营风险之中，对企业经济效益产生负面影响。为了解决这些问题，我们必须建设完整的合同管理体系，包括完善的管理机制、系统化的管理制度、健全的管理机构和先进的管理手段;建设一支高素质的合同管理人员队伍使上述体系得以有效运转。下面
一、合同管理在现代企业管理中的重要性
1、加强企业合同管理是市场经济条件下的必然要求。
企业合同管理是指企业对自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让和终止是合同管理的内容;审查、监督、控制是合同管理的手段。
企业合同管理是市场经济的产物。在计划经济条件下，企业是政府的附属品，不具有真正的主体地位。而在市场经济条件下，实行政企分离，企业被赋予市场主体资格，成为自己的主人。市场主体之间的行为通过意思表示来完成。而如何进行意思表示则必须在法律规定的范围内进行。因此，在某种意义上说市场经济就是法制经济，再贴近些说，是合同经济，现代社会也是合同社会。在充满各种风险的市场中，一个企业的经营成败与合同管理有密切关系。
对市场来说，企业合同管理的重要性和必要性在于：实现企业对市场的承诺，体现企业的诚信，提升企业品牌和形象，使企业更牢固的立足市场，实现可持续性发展。
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对企业来说，企业合同管理的重要性和必要性在于：一方面使企业的生产经营与市场接轨，满足市场的需要，提高企业适应市场和参与市场竞争的能力;另一方面是使企业在履约过程中维护自身合法权益，提高企业经济效益。
由此可见，企业合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容。
2、我国合同法律的完善使合同当事人自身责任加重。
我国民法通则第85条规定：“合同是当事人之间设立、变更、终止民事关系的协议”。合同的成立意味着各方当事人的意思表示一致。我国原经济合同法对合同应具备的主要条款的规定过于严苛，当事人必须被迫就合同的各项条款达成一致意见，无形中增大缔约成本。。这也使某些企业一旦违约处于不利状况，就设法把合同说成是无效的，如说合同没有加盖合同专业章或公章，签字人没有经过领导的授权，营业执照上没有相应的经营范围，等等。无效合同的当事人只承担缔约过失责任，不用承担违约责任。而之所以会采取这种手段，是因为当时的合同法和政府管理经济方式提供了这种可能。这种情况显然不利于经济的发展。1999年合同法修订以后，规定具备主要条款即可成立合同，或者合同不具备某一条款时可以通过一些附随性条款来弥补，“从而放宽对合同成立的限制，促使当事人达成更多的交易，并极大地减少合同履行以后又因被宣告不成立而产生的财产的损失和浪费。” ①
法律环境的这种变化使合同当事人意思表示更加自由。合同法律的前提条件是假设合同当事人是有理性的，对合同的权利义务有充分的理解，对合同可能带来的后果有充分的预测。一旦企业做出意思表示，就必须对由此带来的法律后果负责。中国有句成语叫“尾大不掉”，对于那些大型企业来说，对外意思表示行为复杂，控制难度也大，因此更加需要完整的合同管理体系和完善的合同管理机制。
3、入世之后合同管理在企业管理中的地位更加重要。
2001年12月11日，我国成功加入世贸组织。在入世之后的新形势下，中国企业被置于与国外企业基本相同的市场规则尤其是法律规则之中。对于国内企业来讲，要达到具有国际竞争力的大企业的目标，必须实施“走出去，请进来”的战略，积极参与经济全球化进程。一方面，中国企业的产品要走向世界，参加全球范围内的市场竞争。在加入WTO后，企业更要应对国外大公司在国内市场的竞争，及面对国际市场上的反倾销、反补贴的种种压力。这些情况使得国内企业在参与国际竞争时要面对更多、更大的风险。防范这些风险就需要了解、掌握、通晓国际市场竞争规则，并遵守国际市场规则。做到这一点首先要提高企业合同管理水平。
企业在引进吸收国外先进技术中离不开合同。目前我国企业都是以合资、合作、转让等形式从国外引进技术为我所用，在这一过程中最重要的就是谈判、制订合同。如果这一过程把握不好将严重损害我方利益，导致投资失误。这就需要企业有较高的合同管理水平和高素质的法律人才。国内企业不仅要缩小资源、科技等方面与国外大公司的差距，更需要在法律方面特别是合同管理有所作为。在法律制度层面，我国的《合同法》大部 4
，吸收了以英美法系合同原理的许多东西，如要约和承诺、不安抗辩权、预期利益赔偿等等，这些都是和国际惯例接轨的新的法律思维和做法，与国外制度差距已经不大。但是我国企业管理方式和水平，特别是合同管理与国外企业比存在较大的差距，这也是国内企业缺少竞争力的重要原因。
二、我国企业合同管理中的主要问题
(一)合同签订阶段的问题
1、应当签订书面合同而没有签订，使企业存在风险。法律经济学依据交易所需要的时间，社会经济活动中的交易区分为瞬间交易和缓期交易。缓期交易是一种承诺交易，从承诺的作出到承诺的实现之间存在着一段完成承诺交易所需要的时间。对于缓期交易必须通过书面合同的形式确定双方的权利义务关系，以减少风险的发生。
2、合同主体不当。合同当事人主体合格，是合同得以有效成立的前提条件之一。而合格的主体，首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的当事人。这里要防止两种倾向：一是虽然具有上述能力，但不是合同当事人，即当事人错位，也是合同主体不当;二是虽然是合同当事人，但不具有上述两种能力，同样是合同主体不当。
3、合同文字不严谨，容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效合同，应当体现双方的真实意思。而这种体现只能靠明晰的合同文字。可以说，合同讲究咬文嚼字。
4、合同条款挂一漏万。就是说不全面、不完整、有缺陷、有漏洞。 常见漏洞的往往是违约条款。详尽的违约责任条款可以一一把合同对方将来从事机会主义行为的可能性降到最低程度，并根据对方当事人的交易信誉和对合同未来结果的预期，设计对自己有利但又能为对方所接受的“双赢”合同。
5、违反法律法规签订无效合同。合同法的目的就是“通过强制履行承诺帮助人们实现他们的私人目标”②《合同法》第五十二条规定，违反法律、行政法规的强制性规定而签订的合同属于无效合同，而无效合同是不受法律保护的。如企业之间的借贷合同、联营合同中的保底条款、政府机关作为保证人的担保合同等。
6、直接引用境外合同文本。我国加入WTO后，有些合同使用境外文本。由于国情不同、语言文字不同，加上翻译的问题，这些合同文本存在不少疑问。对这些疑问不能回避，必须在合同上加以澄清，以弄清其含义，或堵塞其漏洞。因此对于即使是国际通用的文本也不能简单地直接引用。
(二)合同履约阶段的问题。
1、应变更合同的没有书面变更或没有及时书面变更。在履约过程中合同变更是经常发生的事情，实际中存在合同内容变更和合同主体的变更两种情形。合同变更的目的是通过对原合同的修改，保障合同更好履行和一定目的得到实现，在一定程度上也相当于重新合同，必须采取书面形式。
2、应当发出的书函(会议纪要等)没有发。在履约过程中及时的发出必要的书函是合同动态管理的需要，是履约的一种手段，也是企业自我保护的一种招数。可惜这一点往往遭到忽视，结果受到惩罚。一般的合同文本应把双方有关合同内容的洽商、变更等书面协议或文件视为合同的组 6
成部分。因此必须给予足够的重视。
3、应签证确认的没有办理签证确认。履约过程中的签证是一种正常行为。但有的管理人员对此并不重视，当发生纠纷时，也因无法举证而败诉，常见于建筑施工合同中的施工变更。
4、诉讼时效内不及时行使诉讼权利。在石化、建筑等行业被拖欠合同款的情况相当严重，有些欠款没有诉诸法律，但当起诉时发现已超过了诉讼时效，超过了诉讼时效等于权利人放弃了胜诉权。
5、应当行使的权利没有行使。《合同法》赋予了合同当事人的抗辩权，但大多数企业不会行使。如在《建设工程施工合同》里，发包方不按合同约定支付工程进度款，施工方可以行使抗辩权停工，但承包人却没有行使，怕单方面停工要承担违约责任，结果客观上造成了垫资施工，发包方的欠款数额越来越大，问题更难解决。
(三)在合同审查、监督和控制过程中存在的问题
1、合同管理思想落后。
部分企业高级管理人员或者认识不到合同管理的重要性，或者对合同管理的全过程性、动态性和系统性认识不够，导致在实际管理当中走弯路。
2、规章制度不完善，合同签订权限不明。
有的企业制度只是在原则上规定了各类合同如何签订，而对合同管理的其它方面规定的不多，实际可操作性不强。一些集团企业的基层单位都有自己的合同专用章，无论签什么样的合同都是自己说了算，上级单位很少对下级单位签订的合同进行审批。
3、合同管理人员专业水平不高，法律意识不强。
有的企业合同管理员队伍建立时间比较短，经验不成熟;有的企业合同管理人员所学专业是理工类，没有法律专业的学习经历，虽然对企业的生产经营比较了解，但是法律专业水平不高，法律意识不强。一些合同管理人员把合同管理工作简单等同于一般的档案管理工作，轻视合同条款审查，更谈不上资信调查、合同谈判、组织论证等管理内容。甚至有的认为人情关系、市场优势等因素才是最重要的，签合同只不过是走形式，审查条款、分析论证都是多余的事。
4、合同管理制度执行不力，监督力度弱，考核不严格。
有的企业制订了较为完备的合同管理规章制度，但是在制度落实上做的不够;在大型企业里，上级部门对下级单位没有做到经常性的监督、检查和考核;考核没有和薪金报酬挂钩，缺乏必要的威慑力。
5、管理手段落后导致合同管理效率低，信息传递不及时。
在大型企业中，相关职能部门和不同级别层次的管理者都参与合同管理时，很容易出现合同审批环节多致使审批效率低的问题，一份合同的签订前的审查，常常要花上几个星期的时间。如果是纸质合同，还存在人工送审跑腿费力的问题，甚至丢失合同文本等合同资料，给工作带来被动。合同管理效率低有时会使企业错过某项业务的良机;信息传递不及时则会使各部门之间沟通变得困难。
三、解决合同管理问题的主要对策
(一)建设企业合同管理体系。
理论和实践要求我们设计出适当的合同管理机制来管理企业的合同 行为。从一定意义上讲，合同管理就是用来防止企业经营风险从而保证企业意思表示行为所取得的经济效益最大而发生的风险最小，使企业成为市场中真正的“理性人”。全过程把关、动态跟踪管理是合同管理的基本原则，贯穿于合同管理工作中的每一个环节。目前，在一些大型企业建立了内控制度，实际上就是企业管理体系的具体体现，对企业的生产经营起到了良好的作用，有效降低了经营风险。由于企业意思表示行为的复杂性，合同管理也是一个复杂的系统工程。
1、完善合同管理机制。
法律经济学认为，企业风险主要来源于对未来预测不足和对方的机会主义行为。这对我们有理论指导意义，合同管理机制也应当主要针对这两点。企业若对未来可能发生的情况作充分估计、对对方行为做出准确判断和制约，需要经过技术、经济商务等职能部门和法律部门做详细的论证，然后将论证结果传递给企业决策机构，做出尽可能准确的决定，并对做出决定的合同行为进行跟踪管理。
完善的合同管理机制应当包括下列内容：
一是明确职能分工。企业里没有任何一个部门能了解、判断一切问题，在专业化分工越来越精细的现代社会，只有分工明确、方向专一才能做得更好。因此需要把合同管理的各项职责分解到企业相应部门或机构。如：企业商务技术部门负责论证和审查合同的经济性、技术性和合同项目的可行性;财务部门负责论证和审查合同资金资产的可支配性、价款或报酬结算的合理性;法律部门负责审查合同的合法性和严密性。
二是设计合理管理程序。这一程序既要整体表现企业的管理理念，又 要具体的体现授权权限、部门分工、流转顺序等内容，一般要重点突出法律部门的把关职能，因为合同的合法性和严密性是合同得以生效的基础。在大部分企业里，管理程序通过会签审批来体现，从而实现对合同的立项、签订、履行、结算全过程管理。
三是严格考核，保证各个部门或机构的权力和责任相统一。企业必须把合同管理内容纳入职能考核目标，建立合同管理工作业绩考评制度，并与薪金挂钩，起到激励和监督的双重作用。
2、构建合同管理制度网络。
企业应就合同管理全过程的每个环节，建立和健全具体的、操作性强的管理制度，使合同管理有章可循。这些环节包括：资质审查、合同的洽谈或谈判、草拟、评审、签订、业务下达和交底、责任分解、履约跟踪、变更、中止、解除、终止和合同争议处理等。
企业合同管理制度必须符合我国《合同法》和其它合同法律法规，符合企业的实际情况。1999年颁布实施的《合同法》是建国以来特别是改革开放以来，我国合同领域的经验教训的总结，又是合同理论的实际运用。合同法分则对每一类合同做出了专门的法律规定，有利于不同行业的企业规范自己的合同管理，维护自身合法权益。
企业合同管理制度必须落实。制度不是作出来摆样子的，有章不循和无章可循在效果上是一样的。因此合同管理制度的落实程序决定管理的成败。制度落实必须由上到下，从企业的最高层做起，严格执行发布的管理制度，对执行不力的要给予相应的处罚。
3、健全企业合同管理机构。
企业合同管理机构随着市场经济的发展，在企业中的地位越来越重要。它是企业合同管理的中枢，是建立合同管理体系的重要一环。企业要由上而下的建立和健全合同管理机构(包括专职机构和兼职机构)，使企业合同管理覆盖企业的每个层次，延伸到各个角落。一般来说，中型企业总部要设合同管理专职部门，如合同管理部、法律事务部等;分公司设合同管理专职岗位，分公司所属的项目部设合同管理兼职岗位。对于大型企业和特大行企业则要求合同管理机构规模更大一些。
在合同管理机构的建设方面，国有大型企业走得较早。，。对于国有企业来说，这是“加强国有资产监督管理的需要，是深化国有企业改革的现实需要，是加快国有企业发展的需要”。③实践证明，健全法律事务机构增强了企业的法制意识，推动企业依法经营管理，降低企业经营风险。
4、制订合同示范文本。
合同示范文本一般是本行业多年经验教训的总结，具有全面、准确、严谨的特点，有很强的操作性，有利于堵塞由于合同管理人员法律水平和语言水平而产生的漏洞，有利于明确合同主体的责任。合同履约率与合同文本质量有很大关系。好的文本有利于履约，减少合同争议的发生，降低合同风险。企业制订统一的合同示范文本还能大大减少合同审查量，减少重复劳动，提高合同管理效率。在制订示范文本时可以广泛参考国家部委推荐的文本以及国际通用文本;亦可组织本企业有关人员和法律专家共同论证起草。在合同对方不使用示范文本的情况下，企业应当在审查时注意 对照示范文本，防止错漏或产生歧义。
5、推进合同管理信息化、网络化。
企业的合同数量与合同管理信息传递效果和效率成反比关系。合同管理比其它管理更需要信息沟通和处理。合同管理信息的畅通是各个管理机构及时沟通协调必不可少的条件;合同管理效率的高低与否决定着企业能否在瞬息万变的市场竞争形势下做出及时而正确的决策。同时，在合同管理工作中存在一些“低技术含量”的工作，如合同登记、合同台帐、合同检索等，这些工作虽然“技术含量”低，但工作量很大，出错率高，若借助电脑和网络来做，可以收到一箭双雕的效果。
因此在合同数量较多的大型企业中，应当开辟合同管理的网络化途径，开发合同管理系统软件。网络化管理能极大节省人力，提高工作效率，方便相关人查阅监督，能够实现合同事务管理自动化，避免重复劳动，同时能有效避免合同补签、倒签现象，同时实现合同起草、合同会签审批、合同履行、合同检索、合同统计分析、合同自动归档和导出台帐等多种功能。
(二)提高合同管理人员的素质。
做好企业的合同管理工作，光有一套管理体系是远远不够的。体系设计得再好也要靠人去落实，否则就是一纸空文。可以说，合同管理人员的素质决定合同管理工作的成败。而现代企业特别是大型企业，合同类型越来越多，合同法律关系越来越复杂，合同管理工作难度越来越大，这些客观情况使合同管理朝着专业化、规范化、标准化的方向发展，企业必须采取有力措施建立一支业务水平高，思维敏捷，具有一定工作经验的专业化 12
合同管理人才队伍。
1、选拔优秀合同管理人才。
对于大中型企业，合同管理人员一般应当是法律专业本科以上学历，最好有法律从业资格或企业法律顾问资格;在基层企业有一年以上的工作经验，了解企业的经营情况。可参照这些素质条件，选择本企业优秀人才担任合同管理人员，也可以通过公开考评和竞争招聘的方式选拔人员。在使用过程中坚持优胜劣汰的原则，把优秀人才放在这个岗位上。
2、建立合同管理岗位责任制，实行持证上岗制度。
企业对合同管理人员必须实行岗位责任制，明确他们的责、权、利，建立竞争机制，对有贡献的合同管理人员给予奖励。在条件成熟的企业，对符合合同管理岗位要求的人员颁发《合同管理员证书》，增强合同管理人员队伍的责任意识和自豪感。
3、充分发挥外聘律师的作用。
律师做为法律工作者，具有丰富的处理合同业务的经验。在对企业合同管理人员的培训中，合同专业的律师通常能为企业带来生动的、有借鉴意义的案例和法律建议;在日常合同管理和大型合同项目中，律师的参与也会为企业发挥重要的作用。
总而言之，企业合同管理是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效直至合同失效为止。我们不仅要重视合同签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。成功的企业合同管理，是把合同的权利义务按职能分工分解到各部门，由各部门去履行属于自己职能范围的责任。只有 13
这样合同管理才能真正到位，履行责任才能真正落实。可以说，企业合同管理是一个系统工程，需要各子系统、分系统共同配合。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别是要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充、中止或终止。切不可以为签了合同就万事大吉，要防止由于合同管理不善而遭到的惩罚。
合同管理同时也是一个复杂的、开放的领域，它随着宏观经济环境和法律环境的改变而不断变动，正因为如此，它具备了企业法务人员对其进行持续研究的价值，以期为提升企业竞争能力，防范企业经营风险而有所作为。
参考文献：
①
② 王利明等：《合同法新论总则》，中国政法大学1996年版，第133-134页。 罗件特考特，托马斯尤伦：《法和经济学》.上海三联书店，1991年中译本.第314页
③ 《石化法制简讯》，中国石油化工股份有限公司法律事务部主办，2004年第2期，第4页。
另参阅：
王清平：《实例合同法学》，高等教育出版社2004年版;
王辉等：《市场与契约化》，北京大学出版社;
吴志忠：《新合同法的重要改进及其不足》，载《中南财经大学学报》1999年第6期。